Die Lizenz kostet pro Kopf und Monat, unabhängig davon, ob jemand sie nutzt. Damit ist die Frage nicht „ob“, sondern „für wen“.

Was es gibt – und was es kostet

Microsoft unterscheidet zwei Stufen:

  • Microsoft 365 Copilot Chat ist in den gängigen Microsoft-365-Tarifen ohne Aufpreis enthalten. Das ist ein KI-Chat mit Unternehmensdatenschutz: Eingaben werden nicht zum Training verwendet. Er arbeitet mit Webinhalten und mit Dateien, die man ihm ausdrücklich gibt – aber nicht mit Ihrem Postfach, Ihren Teams-Besprechungen oder Ihren SharePoint-Ablagen.
  • Microsoft 365 Copilot ist die kostenpflichtige Zusatzlizenz. Sie greift auf alles zu, was die jeweilige Person im Unternehmen sehen darf, und arbeitet direkt in Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint. Für Betriebe bis 300 Nutzer gibt es die Variante Copilot Business zum Listenpreis von 21 US-Dollar pro Person und Monat bei jährlicher Zahlung; bis Ende 2026 bietet Microsoft einen Einführungsrabatt. Voraussetzung ist ein passender Grundtarif wie Business Standard oder Business Premium.

Für einen Betrieb mit 20 Büroarbeitsplätzen bedeutet eine flächendeckende Einführung damit grob 4.500 Euro im Jahr, je nach Wechselkurs und zuzüglich Mehrwertsteuer. Das ist für sich kein großer Betrag – aber einer, der sich rechnen sollte.

Wo der Nutzen entsteht

Deutlich messbar wird der Effekt bei Rollen, die viel schreiben, lesen und in Besprechungen sitzen:

  • Vertrieb: Angebotsentwürfe, Zusammenfassungen langer Mailverläufe, Vorbereitung auf Kundentermine
  • Projektleitung: Besprechungsprotokolle aus Teams, Statusberichte, Aufgabenlisten
  • Geschäftsführung: schneller Überblick über Vorgänge, Entwürfe für Rundschreiben und Stellungnahmen

Schon eine gesparte Stunde pro Monat deckt die Lizenz bei den meisten Stundensätzen. Bei diesen Rollen sind es oft deutlich mehr.

Wo er ausbleibt

In der Produktion, im Lager, im Außendienst ohne Laptop und überall dort, wo kaum in Office und Teams gearbeitet wird, bleibt die Lizenz ungenutzt. Auch wer vor allem in einer Branchensoftware arbeitet, hat wenig davon – Copilot sieht deren Daten in der Regel nicht.

Für gelegentliche Textarbeit reicht oft der kostenlose Copilot Chat.

Die unterschätzte Voraussetzung: Berechtigungen

Copilot findet alles, was ein Mitarbeiter öffnen darf – auch das, wovon er bisher nichts wusste. Freigaben wie „Jeder im Unternehmen“ auf einem alten SharePoint-Ordner mit Gehaltslisten waren bisher gut versteckt. Mit Copilot genügt eine Frage.

Vor der Einführung gehören die Freigaben daher auf den Prüfstand. Das ist der Teil, der Zeit kostet – und der auch ohne Copilot überfällig ist.

So gehen Sie vor

  1. Kostenlosen Copilot Chat für alle freigeben und eine kurze Nutzungsregel aufstellen: was hinein darf, was nicht.
  2. Berechtigungen aufräumen: SharePoint-Seiten, Teams und OneDrive-Freigaben prüfen, besonders Freigaben für die ganze Organisation.
  3. Pilotgruppe von drei bis fünf Personen mit Copilot-Lizenz ausstatten, bevorzugt aus Vertrieb und Projektleitung.
  4. Nach zwei Monaten messen: Das Admin Center zeigt, wer Copilot wie oft nutzt. Fragen Sie die Pilotgruppe zusätzlich, wofür.
  5. Erst dann ausweiten – gezielt auf die Rollen, bei denen es sich gezeigt hat.

Wer so vorgeht, zahlt nur für Lizenzen, die genutzt werden, und hat nebenbei seine Berechtigungen in Ordnung gebracht.

Preise: Listenpreise von Microsoft, Stand September 2026. Microsoft ändert Preise und Tarife regelmäßig.